ADR jaarverslag: wat is verplicht en wat moet erin staan?

Een ADR jaarverslag is een wettelijk verplicht verslag voor ondernemingen die een ADR veiligheidsadviseur moeten aanwijzen. Het verslag beschrijft de activiteiten van het bedrijf op het gebied van het vervoer van gevaarlijke goederen, de naleving van de voorschriften en de aandachtspunten voor verbetering. Het moet jaarlijks worden opgesteld en minimaal vijf jaar worden bewaard.

Voor transportbedrijven, zelfstandige chauffeurs en andere ondernemingen die met gevaarlijke goederen werken, vormt het ADR jaarverslag een belangrijk onderdeel van de veiligheidsorganisatie. Toch wordt het document in de praktijk soms gezien als een administratieve verplichting. Een goed jaarverslag biedt juist inzicht in de uitgevoerde werkzaamheden, mogelijke risico’s en verbeterpunten voor het komende jaar.

Wanneer is een ADR jaarverslag verplicht?

De verplichting om een ADR jaarverslag op te stellen is vastgelegd in ADR 1.8.3.3. Hierin staat dat de aangewezen veiligheidsadviseur jaarlijks verslag uitbrengt aan de bedrijfsleiding over de activiteiten van de onderneming die betrekking hebben op het vervoer van gevaarlijke goederen.

Deze verplichting geldt voor ondernemingen die een ADR veiligheidsadviseur moeten aanwijzen. Dat kunnen transportbedrijven zijn, maar ook eigen rijders, afzenders, verpakkers, beladers, vullers en lossers.

Niet ieder bedrijf heeft automatisch een ADR jaarverslag nodig. In Nederland bestaan vrijstellingen van de aanwijsplicht, bijvoorbeeld voor ondernemingen waarvan alle relevante activiteiten uitsluitend onder bepaalde vrijstellingen voor beperkte hoeveelheden vallen.

Meer informatie hierover vindt u op onze pagina Wanneer is een ADR veiligheidsadviseur verplicht?.

Wat moet er in een ADR jaarverslag staan?

Het ADR schrijft geen verplicht standaardmodel voor, maar het jaarverslag moet wel een inhoudelijk beeld geven van de activiteiten van de onderneming. De Nederlandse Beleidsregel veiligheidsadviseur stelt daarbij eisen aan de verslaglegging en de aantoonbare uitvoering van de werkzaamheden van de adviseur.

Afhankelijk van de bedrijfsactiviteiten bevat een goed ADR jaarverslag onder andere:

• Bedrijfsgegevens: gegevens van de onderneming en de aangewezen ADR veiligheidsadviseur.
• Gevaarlijke goederen: de vervoerde of behandelde gevaarlijke goederen, relevante ADR-klassen en waar nodig UN-nummers en hoeveelheden.
• Uitgevoerde werkzaamheden: beschrijving van het vervoer, verzenden, verpakken, beladen, vullen of lossen.
• Opleidingen: beoordeling van de relevante ADR-certificaten, instructies en opleidingen van medewerkers.
• Controles en procedures: bevindingen over vervoersdocumenten, werkwijzen, veiligheidsmaatregelen en naleving van voorschriften.
• Incidenten: relevante ongevallen, bijna-ongevallen en andere gebeurtenissen, inclusief de genomen maatregelen.
• Adviezen en verbeterpunten: aanbevelingen van de veiligheidsadviseur en de opvolging van eerdere bevindingen.

De precieze inhoud verschilt per onderneming. Een eigen rijder heeft andere activiteiten en risico’s dan een chemisch distributiecentrum of een onderneming die tankwagens vult. Het verslag moet daarom altijd aansluiten bij de werkelijke bedrijfsvoering.

Waarom is een ADR jaarverslag belangrijk?

Het ADR jaarverslag heeft niet uitsluitend een administratieve functie. Het helpt de ondernemer en de veiligheidsadviseur om vast te stellen of het vervoer van gevaarlijke goederen op een veilige en wettelijk juiste manier plaatsvindt.

Door jaarlijks de activiteiten en procedures te beoordelen, kunnen tekortkomingen worden vastgesteld voordat deze leiden tot incidenten of overtredingen. Ook maakt het verslag inzichtelijk welke aanbevelingen zijn gedaan en welke maatregelen de onderneming heeft genomen.

Bij een inspectie kan de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) het jaarverslag opvragen. Het document helpt daarbij om aan te tonen dat de veiligheidsadviseur zijn werkzaamheden heeft uitgevoerd. Een jaarverslag vervangt echter niet de overige controles en wettelijke verplichtingen van de onderneming.

Welke boetes of dwangsommen gelden bij het ontbreken van een ADR jaarverslag?

De ILT controleert of ondernemingen die daartoe verplicht zijn een ADR veiligheidsadviseur hebben aangewezen en jaarlijks een inhoudelijk verslag laten opstellen.

Volgens de Nederlandse Beleidsregel veiligheidsadviseur gelden de volgende bedragen voor bestuursrechtelijke handhaving:

• Geen ADR veiligheidsadviseur aangewezen € 5.000
• Geen ADR jaarverslag opgesteld € 2.500
• ADR jaarverslag bevat niet de vereiste inhoud € 1.000
• Uitvoering van taken door de veiligheidsadviseur niet aantoonbaar € 2.500

Dit zijn bedragen voor een last onder dwangsom. Het gaat dus niet om vaste boetes die automatisch bij iedere overtreding worden opgelegd. Bij een last onder dwangsom krijgt de onderneming doorgaans de gelegenheid om de overtreding binnen de opgelegde termijn te herstellen. Wanneer zij niet aan de last voldoet, kan de dwangsom worden verbeurd.

Afhankelijk van de overtreding kan daarnaast strafrechtelijke handhaving mogelijk zijn.

Een volledig en actueel jaarverslag is daarom belangrijk. Alleen het hebben van een document met de titel ‘ADR jaarverslag’ is onvoldoende wanneer de inhoud niet aansluit bij de uitgevoerde bedrijfsactiviteiten.

Hoe lang moet een ADR jaarverslag worden bewaard?

Volgens ADR 1.8.3.3 moet een ADR jaarverslag minimaal vijf jaar worden bewaard. Het verslag moet gedurende die periode op verzoek beschikbaar zijn voor de bevoegde autoriteiten.

Een jaarverslag hoeft niet noodzakelijk over een kalenderjaar van januari tot en met december te gaan. Ook een andere aaneengesloten periode van twaalf maanden is mogelijk. Belangrijk is dat de verslagperioden goed op elkaar aansluiten.

Het is verstandig om de jaarverslagen digitaal te bewaren, samen met relevante controles, aanbevelingen en documenten die de bevindingen ondersteunen.

ADR jaarverslag laten opstellen door een externe veiligheidsadviseur

Het ADR jaarverslag moet door de aangewezen veiligheidsadviseur worden opgesteld. Dat kan een bevoegde medewerker binnen de onderneming zijn, maar ook een externe adviseur.

Voor zelfstandige chauffeurs en kleine transportbedrijven is het uitbesteden van de veiligheidsadviseursfunctie vaak een betaalbare oplossing. De onderneming hoeft dan zelf geen medewerker op te leiden tot veiligheidsadviseur.